¿Cómo puedo gestionar mis reservas?

Para acceder a la gestión de las reservas, primeramente clicamos en el icono “Reservas” (el segundo icono de la barra lateral izquierda de la pantalla) para desplegar el menú y poder así seleccionar el primer icono del mismo, que nos conduce a la pantalla desde donde  gestionar las reservas.

Cómo puedo gestionar mis reservas

Seguidamente escogemos el local que deseemos dentro del menú desplegable del campo de la parte superior izquierda de la pantalla, justo al lado del icono del Menú de Inicio.

Cómo gestionar mis reservas

A continuación, aparecerán en la parte superior izquierda de la pantalla, un listado de las reservas existentes en el local (ya sean provenientes del sistema de reservas online o las añadidas manualmente) contemplando el nombre del comensal que ha hecho la reserva, número de personas, hora, número de mesa, menú y estado de la reserva. (Si el comensal que ha efectuado la reserva ha realizado una cancelación anteriormente o no se ha presentado (No Show) se indicará con una “campanita roja”).

Gestiona tus reservas

En cuanto al estado de las reservas, existen diferentes posibilidades que descubriremos al dar clic encima del estado de la misma (“Pendiente”, “No confirmada”, ”En lista de espera”, “Confirmada sin mesa”, “Confirmada con mesa”, “Sentada”, “Anulada restaurante”, ”Anulada cliente”, ”Liberada”, “No Show” (no presentado)).

Confirmar una reserva

El estado de las reservas puede cambiarse manualmente, escogiendo una de las opciones que permita el menú desplegable.

En caso de seleccionar las opciones: “Confirmar sin mesa” o “Anulada restaurante”, se abrirá una ventana en el centro de la pantalla que nos advierte de que se está cambiando el estado de la reserva a la opción escogida y nos permite enviar un mensaje al cliente.

Confirmar reserva

Para editar los datos de una reserva determinada clicamos en el icono del lápiz que se encuentra a la derecha del estado, o hacemos doble clic en la reserva.

Editar reserva

Seguidamente se abrirá en el centro de la pantalla la ventana “Editar reserva”, que nos permite modificar los datos de la misma: datos del comensal, número de personas de la reserva, horario, y en la parte inferior izquierda nos posibilita el añadir una nota.

Editar reserva

La parte derecha de la ventana contiene un plano de las salas del local, desde el cual es posible asignar mesa directamente, simplemente seleccionando una mesa y dando clic a “Guardar” (al seleccionar la mesa en cuestión esta se pondrá de color verde), con lo que nos aparecerá una ventana en la pantalla que nos advierte del cambio de estado de la reserva, y nos da la posibilidad de enviar un mensaje al cliente (en los estados de reserva “confirmada” y “anulada restaurante”).

Debajo del plano de la sala, encontramos de izquierda a derecha, dos recuadros, el primero indica el número de comensales con mesa, el segundo, el número de comensales sin mesa. A su derecha el botón “Ajustar capacidad” que nos permite, en el caso de una reserva con un determinado número de comensales, distribuirlos adecuadamente entre las mesas que seleccionemos y, por último el botón “liberar mesas”, que nos da la posibilidad de liberar las mesas asignadas a una reserva.

En la parte izquierda de la ventana “Editar reserva”, encontramos de arriba a abajo, un campo con un menú desplegable en el que escoger local. Justo debajo, dos pestañas. Seleccionando la primera, accedemos a los datos de la reserva: nombre, teléfono, fecha, vía de contacto, número de personas, hora, estado de la reserva, y un recuadro donde se pueden añadir observaciones.

Seleccionando la segunda pestaña “Otros datos”, accedemos a una serie de campos con sus respectivos menús desplegables, relativos a: carta, precio, tipo de pago, eventos. Unos botones donde seleccionar el género del cliente, dos campos para rellenar con el nombre de la empresa, y un recuadro en donde anotar observaciones referentes a alergias.

Editar reserva

Además de todo lo mencionado, en la parte inferior de la ventana, a la izquierda del botón “Guardar”, aparece información relativa a la pasada actividad del cliente en lo referente a reservas (número de reservas, no presentados, cancelaciones).

Reserva editada

¿Cómo añadir una nueva reserva?

Tal como hemos mencionado antes, las reservas pueden incorporarse al sistema de modo automático, en cuyo caso dependerá de los parámetros configurados establecidos previamente, o pueden añadirse de modo manual.

Para añadir una reserva manualmente, utilizaremos el botón “Nueva reserva” situado en la parte superior izquierda de la pantalla, junto al nombre del local.

Añadir una nueva reserva

Cuando clicamos sobre el botón “Nueva reserva”, se abre la ventana “Nueva reserva” en el centro de la pantalla, básicamente presenta la misma estructura que la ventana “Editar reserva” vista con anterioridad, solo que ahora tendremos que rellenar los campos con los datos del comensal, número de personas y horario, y si procede seleccionar mesa directamente en el plano de la sala que aparece en la parte derecha de la ventana.

¿Cómo asignamos una mesa a una reserva?

La asignación de mesa a una reserva deberá hacerse directamente desde plano, ya sea desde el plano que encontramos en la pantalla “Reservas-reserva”, o desde los que tenemos en las ventanas “Nueva reserva” o “Editar reserva”.

Para asignar mesa desde la pantalla “Reservas-reserva”,(el estado de la reserva deberá ser pendiente o confirmada sin mesa) seleccionaremos una de las mesas que tengamos en el plano
de las salas que encontramos a la derecha de la pantalla. A continuación, se despliega el siguiente menú que nos indica el estado de la mesa (“Libre” o “Ocupada”), y nos posibilita el sentar a comensales sin reserva (“Sentar paso”) o con reserva (“Con mesa” o “Sin mesa”).

 

Asignar mesa a una reserva

Asimismo, existe un código de colores en cuanto al estado de las mesas, (azul para mesa ocupada, gris para mesa libre, amarillo para mesa asignada).

Mesas asignadas

Para asignar una mesa, clicamos en “Asignar” y se abrirá una pequeña ventana con la hora y el nombre de los comensales que en esos momentos estén sin mesa, escogeremos el comensal que nos interese clicando directamente encima de su nombre.

Asignar reserva

En caso de que queramos asignar una mesa a un comensal sin reserva, al elegir la opción “Sentar paso” se abrirá el siguiente mini formulario, requiriendo nombre, e-mail y número de personas (todos los campos son obligatorios), posteriormente hacemos clic en “Sentar”.

Asignar mesa sin reserva

Por último, una vez el comensal haya abonado la cuenta, y nos dispongamos a liberar la mesa, seleccionaremos la opción “Liberar” del menú y nos aparecerá una pequeña pantalla a la derecha de la mesa, que nos va a pedir rellenar el campo “Importe total” de la cuenta, hecho lo cual ya podemos clicar en “Liberar”.

Liberar mesa